Fortegnelse over behandling av personopplysninger i
Farsund Filatelist Forening, postboks 146, 4551 FARSUND

Dokumentet er ajourført: 12.03.2019.

Fortegnelsen er utarbeidet for å tilfredsstille dokumentasjonsplikten som påhviler foreningen som følge av persondataloven.

Foreningen er omfattet av plikten i sin helhet. Derfor skal det føres fortegnelse over alminnelige personopplysninger samt personopplysninger som krever en høyere grad av beskyttelse (følsomme opplysninger, opplysninger om straffbare forhold og personnummer).

Ansvaret for databeskyttelse i foreningen

Overordnet ansvar
Formann

Hjemmeside

Harald Samuelsen
413 23 817
harald.samuelsen@gmail.com

Kjell Berntsen
995 91 511
keb13@online.no

Verv i foreningen

Lloyd Frestad
916 24 078
lloyd.frestad@farsund.kommune.no
Formann

Hilde Skeime
959 49 868
k-biske@online.no
Nestformann

Erling Knusted
997 36 177
eknusta@online.no
Sekretær

Kjell Berntsen
995 91 511
keb13@online.no
Styremedlem

Harald Samuelsen
413 23 817
harald.samuelsen@gmail.com
Styremedlem/kasserer

Karl Johansen
982 52 467
karlhenj@online.no
1. varamedl. styret/auksjonskomité

Kjell Birkrem
950 71 503
kjell.birkrem@vabb.no
2. varamedl. styret

Bjørn Vik
466 22 685
bjorn_m_vik57@hotmail.com
Bytteleder

Magne Gabrielsen
406 11 628
gabrielsenmagne@hotmail.com
Auksjonskomité/utsending til NF

Tom Langeland
970 37 341
tomoddlangeland@yahoo.no
Auksjonskomité

Torrey Nilsen
481 38 935
torrey.nilsen@gmail.com
Revisor

Formål med behandlingen

FFF samler inn alminnelige personopplysningene med det formål å ivareta medlemsforhold herunder utstillingsaktivitet, kommunikasjon, medlemsmøter, årsmøter og kontingentinnkreving.
FFF samler ikke inn og/eller oppbevarer sensitive personopplysninger.

Personopplysninger oppbevart hos FFF

FFF samler inn og oppbevarer følgende alminnelige personopplysninger:
Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødelsdato, innmeldingsdato, samleområder, utstillingseksponat, utstilling og oppnådd resultat.

Typer personopplysninger i FFF
FFF behandler opplysninger om følgende kategorier av registrerte personer:

• Medlemmer
  

  Kontaktopplysninger som navn, adresse, innmeldingdato, telefonnummer, fødselsdato og e-postadresse
  

• Styret og verv
  

  Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer og
  e-postadresse.
  

• Aktive utstillere
  

  Kontaktopplysninger som navn, utstilling, eksponat og oppnådd resultat.
  

Distribusjon av personopplysninger
Alminnelige personopplysninger, som navn og adresse; om medlemmer, ledere mv. videre-sendes Norsk Filatelistforbund.
Kontaktopplysninger om verv i FFF legges ut på FFF's hjemmeside.
Kontaktopplysninger om aktive utstillere kan bli lagt ut på FFF's hjemmeside og bli distribuert til pessen.

Kontaktopplysninger som navn, adresse og e-postadresse distribueres til redaktør av VARIANTEN i forbindelse med utsendelse av tidsskriftet.

Sletting av personopplysninger
FFF oppbevarer alminnelige personopplysninger på medlemmer inntil utmelding av foreningen.
Ethvert medlem kan få innsyn i egne opplysninger registret hos FFF.
Medlemmene kan reservere seg mot at sine opplysninger distribueres.
FFF's innsamlede personopplysninger er ikke offentlig tilgjenelig.

Oppbevaring av personopplysninger
FFF oppbevarer personopplysningene på regneark på privat PC hos kasserer.
PC-en er normalt ikke tilkoplet Internet.

Brudd på persondatasikkerheten
Dersom alle eller noen av de registrerte opplysninger blir stjålet, hacket eller på annen måte kompromittert, kontakter FFF NF og drøfter mulig anmeldelse til politiet og Datatilsynet.

FFF dokumenterer alle brudd på følgende måte:
Uregelmessigheter logges.

IT-system og datasikkerhet
FFF oppbevarer personopplysningene på regneark på privat PC hos kasserer.
PC-en er normalt ikke tilkoplet Internet.
Ved anskaffelse av et nytt IT-system eller ved endringer på det eksisterende, tenker FFF databeskyttelse. FFF er oppmerksom på, at systemet bør bidra til:

• At vi ikke innsamler flere opplysninger enn nødvendig.

• At vi ikke oppbevarer opplysningene lenger enn nødvendig.

• At opplysningene benyttes til andre formål enn det de opprinnelig ble innsamlet for.
  

Vårt IT-system kan følgende:

Systemet har ikke en automatisk slettefunksjon, så vi gjennomgår opplysningene manuelt.

Systemet gir ikke melding om databehandlingsoppgaver som skal utføres, herunder om kontroll og ajour-føring av data.

Systemet gir ikke melding om regelmessig fornyelse av passord.

Vedtatt på styremøte 25.02.2019

Sist oppdatert 14.03.2019 kl. 22:25